Office365 Shared Postfach mit Tomedo verwenden

Shared Mailboxes (freigegebene Postfächer) in Office 365 sind praktisch, wenn mehrere Personen auf eine gemeinsame Adresse zugreifen oder wenn man z. B. ein no-reply-Postfach für automatische Benachrichtigungen verwenden möchte. Allerdings gibt es einige Besonderheiten bei der Nutzung – vor allem, wenn es um den Versand von E-Mails über SMTP AUTH geht.

Aber warum brauche ich überhaupt SMTP AUTH? Naja, sonst ist Tomedo auch mit der Auth2.0 Möglichkeit nicht in der Lage E-Mails über das Shared Postfach zu versenden. Die einfache Möglichkeit wäre, das Shared Postfach einfach in ein reguläres umzuwandeln. Dann spart man sich sehr viel Zeit. Allerdings zahlt man dann auch eine Lizenz die man sonst nicht benötigen würde.

Shared Mailbox vs. Benutzerpostfach

• Shared Mailbox: Hat standardmäßig kein Passwort und ist nicht für direkte Anmeldung gedacht. Sondern eben um über andere User zuzugreifen. Klassische Beispiele: office@domain.com oder no-reply@domain.com
• Benutzerpostfach: Hat ein Passwort und kann sich direkt authentifizieren. Klassisches Beispiel: vorname.nachname@domain.com

Damit eine Shared Mailbox über SMTP AUTH verwendet werden kann, muss man ihr zuerst ein Passwort vergeben und danach die SMTP AUTH-Funktion aktivieren. Das Passwort kann man normal über die Admin Oberfläche einstellen. SMTP AUTH nur bei regulären Mailboxes aber nicht bei Shared Postfächern. Das geht ausschließlich über PowerShell.

Passwort für Shared Mailbox setzen

1. Im Microsoft 365 Admin Center die Shared Mailbox auswählen (z. B. no-reply@domain.com).
2. In den Benutzereinstellungen ein Kennwort festlegen.

SMTP AUTH per PowerShell prüfen und aktivieren

Verbindung zu Exchange Online herstellen

Install-Module ExchangeOnlineManagement -Scope CurrentUser
Import-Module ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@domain.com

Tenant-weite Einstellung prüfen

Get-TransportConfig | Select SmtpClientAuthenticationDisabled

• True = SMTP AUTH tenantweit deaktiviert
• False = SMTP AUTH tenantweit erlaubt

SMTP AUTH für ein Postfach aktivieren (nur über PowerShell möglich)

Get-CASMailbox no-reply@domain.com | Select SmtpClientAuthenticationDisabled
Set-CASMailbox no-reply@domain.com -SmtpClientAuthenticationDisabled $false

Einrichtung in Tomedo

Für Tomedo gehst du im E-Mail Setup-Bereich wie folgt vor (inklusive Screenshots aus der offiziellen Zollsoft-Anleitung):

• Als Benutzername die Shared-Mailbox-Adresse (no-reply@domain.com) eintragen.
• Das zuvor gesetzte Passwort angeben.
• Posteingang mit outlook.office365.com, Port 993, Verschlüsselung SSL/TLS.
• Postausgang mit smtp.office365.com, Port 587, Verschlüsselung STARTTLS.
• Absenderadresse = Shared Mailbox-Adresse (z. B. no-reply@domain.com).