Ein korrekt geführtes Kassenbuch und die nahtlose Integration von Kartenzahlungen sind essenziell, um rechtliche Anforderungen einzuhalten und gleichzeitig den Patient*innen einen reibungslosen Bezahlprozess zu ermöglichen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr Kassenbuch optimal nutzen und Zahlungen – ob Bar oder per Karte – richtig durchführen, inklusive Rechnungsvorlage für die Patient*innen.
Die Registrierkasse in Österreich
In Österreich gilt die Registrierkassenpflicht für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 15.000 € und Barumsätzen über 7.500 €. Das bedeutet: Jede Barzahlung muss über eine elektronische Registrierkasse erfasst werden. Dazu gehört auch die Belegausgabepflicht – Patient*innen müssen nach jeder Zahlung einen Beleg erhalten. Wer diese Vorschriften korrekt umsetzt, ist nicht nur rechtlich auf der sicheren Seite, sondern vermeidet auch spätere Nachforderungen bei Betriebsprüfungen.
Die Kassenbücher in Tomdeo
Grundsätzlich werden die Kassenbücher in Tomedo nach Wunsch von Zollsoft direkt eingerichtet. In unserer Ordination hat sich gezeigt, dass man im Alltag eigentlich nur zwei Kassenbücher benötigt: eines für Barzahlungen und eines für Kartenzahlungen. Bei uns heißen diese RKB_Barzahlungen und RKB_Bankomat.
Das Kürzel RKB steht für Registrierkassenbuch – denn man kann in Tomedo auch Kassenbücher für andere Zwecke ohne Registrierkassenpflicht anlegen. Ein zusätzliches Kassenbuch für Überweisungen wurde zwar initial erstellt, wir haben es aber nie aktiviert, da es keinen echten Mehrwert gebracht hätte.
Die Registrierung gegenüber dem Finanzamt erfolgt nach dem Standardschema. Ehrlich gesagt war dieser Schritt für uns eher mühsam: Die Einrichtung ist nicht sehr intuitiv, man benötigt eine eigene Smartphone-App und insgesamt dauert der Prozess unserer Erfahrung nach deutlich länger, als er sollte. Allerdings ist dieses Procedere vom Finanzamt vorgegeben und nichts, dass Zollsoft beeinflussen könnte.
Die Kassenbücher finden Sie in Tomedo unter Verwaltung → Kassenbuch. Wir empfehlen, diese auch farblich zu kennzeichnen. Normalerweise sind wir keine großen Freunde von bunt eingefärbten Fenstern – im Kassenbuch bringt es aber einen entscheidenden Vorteil: Im Zahlungsdialog wird die gleiche Farbe angezeigt, wodurch die Auswahl schneller und fehlerfreier gelingt.
Exkurs: Beleg-Häkchen und QR-Code
Ein Punkt, der häufig für Verwirrung sorgt, betrifft das Häkchen bei „Beleg“. Dieses muss nicht aktiviert werden. Im Hintergrund wird ohnehin immer ein RKSV-konformer QR-Code erzeugt und gespeichert. Aktiviert man das Häkchen, wird der Beleg lediglich zusätzlich als PDF im Kassenbuch abgelegt. Da dieser Beleg jederzeit nachträglich rechtlich korrekt erzeugt werden kann, ist das Setzen des Häkchens nicht notwendig.
Zudem wird der RKSV-QR-Code bei unserer Vorlage automatisch direkt auf die Rechnung gedruckt – ein separater Belegdrucker ist also überflüssig.
Kartenzahlungen mit Lane 3000 und Hobex
In unserer Praxis nutzen wir das Terminal Lane 3000 in Kombination mit dem Zahlungsanbieter Hobex. Diese Lösung hat sich als zuverlässig und komfortabel erwiesen. Einziger Nachteil bei uns aktuell: Den Tagesabschluss kann man immer erst am nächsten Tag im online Portal betrachten. Ein vorzeitiges Auslösen bringt leider nichts. Und da Lane 3000 ohne Belegdrucker kommt, kann auch das Gerät selbst keine Übersicht drucken.
Natürlich sind aber auch andere Terminals und Anbieter problemlos mit Tomedo kompatibel. Wichtig zu wissen: Die finale Konfiguration kann je nach Gerät einem Freigabeprozess unterliegen. Planen Sie daher etwas Vorlaufzeit für die Einrichtung ein.
Wenn wir also auf „Zahlung Kassenbuch“ klicken und RKB_Bankomat vorgewählt haben, startet automatisch das Lane 3000 Gerät mit dem Betrag und es erfolgt direkt in der Maske das Feedback ob die Zahlung funktioniert hat oder abgebrochen wurde.
Rechnungsvorlage richtig nutzen
In Tomedo arbeiten wir mit einer Word-basierten Rechnungsvorlage, die sich jederzeit leicht an das eigene Corporate Design oder individuelle Anforderungen anpassen lässt. Der große Vorteil: Sie müssen keine unterschiedlichen Vorlagen pflegen – Tomedo passt die Inhalte automatisch an die jeweilige Zahlungssituation an.
Wird eine Rechnung sofort beim Bezahlvorgang erstellt, erscheint darauf automatisch der RKSV-QR-Code sowie der Hinweis, dass der Betrag dankend erhalten wurde.
Wird die Rechnung hingegen ohne direkte Bezahlung gedruckt, zeigt die Vorlage stattdessen einen Banküberweisungs-QR-Code sowie die entsprechende Zahlungsfrist an. So bleibt der Prozess schlank, flexibel und gleichzeitig rechtssicher.
Zur Veranschaulichung finden Sie im Folgenden einige Screenshots (anonymisiert und zum Teil geschwärzt, um Datenschutzrichtlinien einzuhalten).
Gerne stellen wir unsere eigene Word-Vorlage auf Anfrage zur Verfügung. Aus rechtlichen Gründen können wir diese jedoch nicht direkt hier im Blogbeitrag hochladen. Damit Sie dennoch einen Eindruck bekommen, wie die Vorlage funktioniert, finden Sie unten einen Screenshot.
